Erwinkallonews – Pemanfaatan teknologi informasi di sektor jasa property management terus dilakukan untuk lebih mengefisienkan semua pekerjaannya. Salah satunya menerapkan program aplikasi e-STR/Checklist. Dengan sistem e-STR/Checklist, maka proses penanganan serah terima unit apartemen dari pelaku pembangunan (developer) kepada konsumen yang ditangani badan pengelola menjadi lebih efisien, mudah, dan cepat.
Penerapan sistem e-STR/Checklist membuat historical keluhan sebuah unit apartemen terekam dan terintegrasi dengan baik, sehingga dapat dijadikan data base untuk berbagai keperluan.
“Salah satu informasi yang kami dapatkan adalah data-data kerusakan yang umum terjadi sebelum unit itu diserahterimakan. Data-data ini bisa dijadikan bahan evaluasi dan perbaikan developer di proyek berikutnya,” kata Johannes De Britto FA & & ICT Implementation Manager ICM.
Lantas bagaimana proses kerjanya? Johannes menjelaskan, ketika konsumen diundang untuk melakukan serah terima, konsumen terlebih dahulu akan mengecek, apakah ada kerusakan atau ketidaksempurnaan dari pengerjaan unit yang akan diserahterimakan. Daftar kerusakan itu langsung dicatat/diinput ke dalam gadget (smartphone) yang sudah diprogram.
Setelah selesai dan menyetujui, lalu menandatangani konsumen dan petugas badan pengelola, kemudian dicetak buat pegangan konsumen dan badan pengelola. Hasil checklist keluhan konsumen lalu diemail ke developer untuk segera diperbaiki.
“Dahulunya kita pakai sistem manual yang menggunakan form-form checklist hard copy. Ternyata itu kurang efektif karena tulisan tangan kadang tidak jelas. Selain itu, kami sulit mencari form checklist yang lalu, jika ada keluhan di unit yang sama,” kata Johannes.
Sekarang, dengan sistem e-STR/Checklist menjadi sangat mudah dan simple. Semua data keluhan/kerusakan yang biasanya terjadi dapat terdokumentasi (terekam) dalam sistem petugas tinggal men-checklist.
“Misalnya pada ruang tamu, list atau daftar kerusakan/cacat apa saja yang sering terjadi itu sudah tersedia. Mulai dari finishing cat, handle pintu, jendela, dan lain-lain, sudah diprogram. Kalau dahulu menggunakan paper base form-nya terpisah-pisah dan bahasanya belum tentu sama semua. Sekarang dengan sistem e-STR/Checklist semua permasalahan sudah di-list. Kalau ada hal-hal di luar itu, akan diisi keterangannya,” jelas Johannes.
Uji coba sistem e-STR/Checklist ini pertama diberlakukan di Metro Park Apartment, Jakarta Barat. Sistem e-STR/Checklist menggantikan sistem manual yang memakai form-form checklist serah terima bentuk hard copy. Hasilnya, menurut Johannes, sangat baik dan memuaskan.
“Sekarang ini masih tahap peralihan dari paper base ke digital base. Ke depan kita ingin full digital base. Tidak perlu di-print, konsumen tanda tangan di gadget, lalu semuanya by email, baik ke proyek maupun ke konsumen. Jadi kalau konsumen datang kembali yang dia hanya bawa soft copy, sehingga kita semua punya data yang sama,” katanya.